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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Werbeagentur BSM-Design, Inhaber: Eberhard Mertens
Nettetaler Str. 167a, 41751 Viersen
E-Mail: mail@bsm-design.de · Telefon: 02153 9529923

2. Überblick & Rollen

Werkbank ist eine Software-as-a-Service-Anwendung für Handwerks- und Baubetriebe. In Bezug auf die Daten, die ein Kundenbetrieb über seine Mitarbeitenden, Baustellen und Kunden in Werkbank verarbeitet, ist der jeweilige Kundenbetrieb der Verantwortliche und der Betreiber von Werkbank Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Für die Daten der Konto-/Vertragsbeziehung mit dem Kundenbetrieb selbst ist der Betreiber Verantwortlicher. Mit jedem Kundenbetrieb wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung und Betrieb der Anwendung im Auftrag des Kundenbetriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; im Beschäftigungskontext § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO). Verarbeitung besonderer Kategorien (Krankmeldungen) auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. arbeitsrechtlichen Pflichten. Sicherheit/Missbrauchsabwehr auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

5. Auftragsverarbeiter & Hosting

Diese Liste der Unter-Auftragsverarbeiter ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Über beabsichtigte Änderungen werden die Kundenbetriebe vorab informiert (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

5.1 KI-Textfunktionen (Anthropic Claude)

Werkbank bietet optionale Funktionen, die eingegebene Texte sprachlich glätten, Berichte strukturieren oder fotografierte Belege und Lieferscheine auslesen. Dabei wird der jeweilige Text bzw. das Foto über die Claude API an Anthropic übermittelt und dort verarbeitet. Vertragspartner für Kunden im EWR ist Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland.

5.2 Spracherkennung im Browser

Sie können Eingaben diktieren statt zu tippen. Dafür nutzt Werkbank die Spracherkennung, die Ihr Browser selbst bereitstellt (Web Speech API). Hierbei überträgt Ihr Browser das Gesagte an seinen Hersteller — bei Google Chrome an Google, bei Safari an Apple — und liefert den erkannten Text zurück. Diese Übertragung findet im Browser statt und nicht durch Werkbank; der Betreiber von Werkbank hat darauf keinen Einfluss und erhält keine Audiodaten, sondern nur den erkannten Text. Es gelten insoweit die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Browser-Herstellers. Die Spracheingabe ist freiwillig: Sie werden beim ersten Mal darauf hingewiesen und können jeden Text stattdessen eintippen.

Ein Kundenbetrieb kann einzelne Mängel einer Baustelle oder alle Mängel, für die eine Nachunternehmer-Firma als zuständig eingetragen ist, per Link an Externe (z. B. Nachunternehmer) weitergeben. Die Person mit dem Link braucht kein Konto.

6. Cookies / lokale Speicherung

Werkbank verwendet ausschließlich technisch notwendige lokale Speicher (Authentifizierungs-Token, Sitzungs-/Anzeigeeinstellungen). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Drittanbieter-Analyse gesetzt; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit dem Kundenbetrieb gespeichert. Nach dessen Ende werden sie innerhalb von 90 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen — insbesondere aus § 147 AO und § 257 HGB (Rechnungs- und Buchungsunterlagen, bis zu 10 Jahre) sowie § 16 ArbZG (Arbeitszeitnachweise, 2 Jahre). Für Daten, die einer solchen Frist unterliegen, wird die Verarbeitung bis zum Fristablauf eingeschränkt und danach gelöscht.

Löschverlangen einzelner betroffener Personen setzt der jeweilige Kundenbetrieb als Verantwortlicher um; der Betreiber unterstützt ihn dabei unverzüglich. Verschlüsselte Sicherungskopien werden nach spätestens 30 Tagen automatisch überschrieben (siehe Abschnitt 5).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Hinweis: Betroffene Mitarbeitende wenden sich für diese Rechte i. d. R. an ihren Arbeitgeber (den Verantwortlichen).

9. Datensicherheit

Zugriffsschutz durch rollenbasierte Berechtigungen und mandantengetrennte Datenbank-Sicherheit (Row Level Security), verschlüsselte Übertragung (TLS) und Verschlüsselung gespeicherter Daten beim Hosting-Anbieter.

Stand: 9. November 2026 · Impressum · AGB · AVV